Tout au long de l’année, les entreprises organisent souvent des événements en dehors des heures de travail pour favoriser la camaraderie entre les employés et célébrer les fêtes de fin d’année et d’autres événements spéciaux. Un tel événement peut être aussi simple qu’un happy hour après le travail dans un restaurant voisin ou quelque chose d’aussi élaboré qu’une fête de Noël extravagante dans une salle de bal d’hôtel. Les invitations à ces événements doivent refléter leur ton et indiquer aux employés s’ils peuvent amener des invités. Par conséquent, la formulation est essentielle lors de la rédaction d’invitations à un événement d’entreprise.
Indiquez clairement le nom de l’événement sur la première ligne de l’invitation afin de refléter le caractère occasionnel ou formel de l’événement. Par exemple, utilisez une formulation décontractée comme « Joignez-vous à nous pour le cinquième pique-nique annuel de Perry Manufacturing ! ». pour un pique-nique annuel de l’entreprise. Utilisez des termes plus formels comme « Vous êtes cordialement invités au dîner de Noël de Matrix Industries » pour des occasions formelles.
Donnez l’heure et la date. Utilisez une expression décontractée comme « samedi 26 juillet 2014 à 12 h 30 » pour un événement informel, mais épellez les chiffres pour les événements formels, comme « samedi 10 décembre à 18 h. ».
Spécifiez l’emplacement. Pour un 5 à 7 après le travail dans la salle de pause, écrivez le nom de votre bureau, comme « ETD Technologies », sur l’invitation. Si l’événement est à l’extérieur, indiquez l’adresse de l’endroit où il aura lieu.
Demandez une réponse, si nécessaire. Les événements occasionnels peuvent ne pas nécessiter un RSVP de la part des employés, mais les événements plus formels en ont besoin, surtout si l’entreprise prévoit fournir des repas complets. Indiquez « Veuillez répondre d’ici le 1er décembre à Mike Thomas » pour les événements officiels. Donnez un nom sans coordonnées pour les réponses, car les employés doivent savoir comment contacter un collègue. Inclure une adresse électronique ou un numéro de téléphone s’il s’agit d’une grande entreprise.
Indiquez qui peut y assister. Sauf indication contraire, l’invitation implique que seul le destinataire peut y assister. Indiquez au bas de l’invitation si l’événement inclut le conjoint ou la famille d’un employé, par exemple : » Veuillez amener un invité à la célébration » ou » Votre famille est la bienvenue au pique-nique « .
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