Un rapport de consultation en pharmacie est utilisé pour déterminer si un département de pharmacie atteint ses objectifs et travaille à l’atteinte des buts de son organisation. Le rapport de consultation devrait refléter les progrès, ou l’absence de progrès, sans porter de jugement. Devenir consultant en pharmacie – et, par la suite, rédiger les rapports – exige un certain nombre de compétences. Vous devrez avoir une connaissance pratique des soins de santé et du département de pharmacie en particulier. Vous devrez également être un détective, un bon auditeur, un enseignant serviable et un partisan du ministère que vous examinez. L’information obtenue par un consultant au sujet d’un département de pharmacie est hautement confidentielle et doit être traitée avec le plus grand respect.
Avec le client ou l’employeur, établissez un calendrier pour la présentation d’un rapport de consultation en pharmacie. Étant donné que la plupart des comités ou des groupes de travail de pharmacie ont des projets en cours qui doivent être évalués et mis à jour, les rapports de consultation en pharmacie devraient être soumis au moins une fois par trimestre.
Commencez par un résumé des activités qui se sont déroulées depuis le dernier rapport de consultation en pharmacie, qui devrait traiter des progrès réalisés dans la mise en œuvre des buts et objectifs proposés par l’administration, la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (JCAHO) ou le conseil de la pharmacie de l’État.
Inclure un résumé ou un aperçu de toute activité clé, comme les réunions du comité de pharmacie et de thérapeutique, du groupe de travail sur les achats et les contrats ou de tout autre comité qui s’est réuni en rapport avec le département de pharmacie ou ses fonctions. Joignez également toute documentation au rapport de consultation qui aidera à illustrer les points soulevés dans le rapport.
Rendre compte de tout projet ou objectif, y compris les changements aux échéanciers prévus. Dressez la liste des objectifs qui ont été atteints, des objectifs qui nécessiteront une modification des échéances et une suggestion de changement d’échéancier. C’est important, car les personnes qui reçoivent le rapport du consultant en pharmacie doivent connaître l’état d’avancement des projets. Ils doivent aussi avoir l’assurance que le consultant est au courant de tout retard et qu’il a pris l’initiative de faire avancer les processus.
Ensuite, aborder tous les objectifs retardés. Expliquez en détail la raison du retard et le trimestre prévu au cours duquel l’objectif devrait être atteint.
S’attaquer aux problèmes ou aux obstacles à la réussite. Il peut s’agir de l’incapacité d’embaucher du personnel à un moment donné ou du besoin d’un financement supplémentaire. S’il n’y a pas de problèmes ou d’obstacles, documentez-le plutôt.
Ajouter toute recommandation qui aidera le client à atteindre ses buts et objectifs. Joindre des documents supplémentaires s’il y a lieu, en y faisant référence dans le rapport.
Joindre des rapports mensuels s’il y a lieu. Il pourrait s’agir d’une grille de suivi en pharmacie, d’un rapport sur les erreurs de médication, d’un rapport sur le nombre de narcotiques manquants ou erronés et d’un rapport sur le budget du ministère.
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