Lorsque la décision de fermer une entreprise est prise, de nombreux propriétaires d’entreprise écrivent une lettre aux fournisseurs, aux clients et aux créanciers pour les informer de la décision. Une lettre de fermeture d’entreprise contient de nombreux éléments, dont les remerciements aux clients et aux fournisseurs, les mesures exigées par les clients, le délai de fermeture et une fin professionnelle. Les lettres de fermeture d’entreprise comprennent parfois un motif de fermeture, mais ce n’est pas nécessaire. Souvent, les entreprises écrivent plusieurs lettres différentes, avec des lettres spécifiques pour les clients, les fournisseurs et les créanciers.
Indiquez le nom de l’entreprise qui ferme. Vous pouvez écrire la lettre sur du papier à en-tête de l’entreprise ou sur une feuille blanche. Indiquez le nom et l’adresse de l’entreprise en haut de la lettre. Inclure la date.
Déterminez à qui la lettre est envoyée. Pour les lettres de fermeture d’entreprise aux clients, tapez le nom et l’adresse du client, si possible. Cela rend la lettre de fermeture d’entreprise plus personnelle. Si la lettre est destinée aux fournisseurs ou aux créanciers, inscrivez le nom et l’adresse de chaque entreprise avant la salutation.
Personnalisez la salutation. Inscrivez « Cher » suivi du nom du client ou du fournisseur. Si cela n’est pas pratique en raison d’une très grande base de clients, commencez par « Cher client » ou « Cher fournisseur ».
Aviser le destinataire de la fermeture de l’entreprise. Indiquer la date de clôture.
Remerciez le destinataire. Remerciez les clients pour leur fidélité et faites-leur savoir que leur entreprise a été grandement appréciée. Remerciez les fournisseurs et les créanciers pour les biens qu’ils ont fournis et pour l’impact positif de leurs relations d’affaires sur l’entreprise.
Informer les bénéficiaires des mesures qu’ils doivent prendre. Faites savoir aux clients comment et quand ils peuvent récupérer des articles à l’entreprise, comme les articles laissés pour réparation ou nettoyage. Pour les créanciers et les fournisseurs, fournissez des renseignements sur le règlement des comptes ouverts.
Fermez la lettre. Une lettre de fermeture d’entreprise se termine généralement par « Sincèrement » ou « Avec nos meilleures salutations » suivi de la signature du propriétaire de l’entreprise, avec le nom du propriétaire de l’entreprise, son titre et le nom de l’entreprise tapé ci-dessous.
Postez les lettres au moins 30 jours avant la date de clôture. Donnez suffisamment de temps aux clients pour ramasser leurs effets personnels et donner aux créanciers et aux fournisseurs le temps de régler leurs comptes.
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