Description de poste d’un trésorier de club

Le poste de trésorier est à bien des égards le poste le plus important au sein du conseil d’administration d’une organisation. Le trésorier du club est responsable de tous les fonds du club, qu’ils soient entrants ou sortants, et doit tenir des registres précis pour assurer le respect de la loi.

Collecte des cotisations

La collecte des cotisations est un travail quasi universel pour un trésorier de club. La collecte des cotisations commence dès le début de l’année du club, que ce soit en août, comme c’est le cas dans les clubs scolaires, ou en janvier, comme dans les organisations de service. Le travail de collecte des cotisations est simple, mais exige une bonne tenue des dossiers. Les trésoriers doivent tenir une liste des personnes qui ont payé leurs cotisations afin de suivre l’évolution de l’effectif du club.

Paiement des factures

L’une des tâches du trésorier est de payer les factures des clubs. Dans les écoles, le paiement des factures peut se faire à la demande des administrateurs scolaires, tandis que dans les organisations communautaires, le club dispose généralement d’un compte courant. Le trésorier doit consigner toutes les factures payées et les raisons pour lesquelles elles ont été payées, au cas où des explications supplémentaires seraient nécessaires par la suite.

Préparation d’un budget

Le budget est le document fondateur d’un club. Bien que certains clubs préfèrent planifier un événement et trouver un moyen de le financer, cela peut causer des tensions pour le club. Le trésorier du club doit insister pour établir un budget avant de commencer toute collecte de fonds. Le budget devrait inclure toutes les dépenses, même les petites copies et autres dépenses administratives.

Communication de l’information financière

Une réunion typique du conseil d’administration exigera un rapport financier du trésorier du club. Ce rapport financier devrait comprendre les soldes de départ et de fin de tous les comptes. Toutes les sommes perçues devraient être couvertes et les factures payées devraient être énumérées. Le rapport financier doit être facile à comprendre, même pour les personnes non financières, et le trésorier doit être ouvert à répondre aux questions à ce sujet.

Préparer un successeur

Lorsqu’un nouveau trésorier est élu, le trésorier actuel devra préparer cette personne en expliquant le processus de tenue des dossiers et en laissant le successeur consulter toute l’information.