Une procédure opératoire normalisée, ou « PON », est un document contenant des instructions sur la façon d’exécuter une tâche. Il veille à ce que les travaux de routine soient exécutés en toute sécurité et en conformité avec la réglementation en vigueur. Vous pouvez rédiger une procédure opératoire standard faisant autorité en suivant ces étapes.
Demandez aux employés qui utilisent les PON leurs commentaires sur la façon dont le travail devrait être effectué. Attendez-vous à ce que le document fasse l’objet de plusieurs ébauches avant qu’une version finale puisse être générée. Demandez aux employés d’examiner eux-mêmes les ébauches pour obtenir d’autres suggestions.
Préparer une première ébauche. Ce projet devrait définir toutes les étapes nécessaires de la procédure. Déterminez si des étapes importantes peuvent être divisées en étapes plus petites. Créez un organigramme simple qui servira de première ébauche de valeur.
Rédigez la première page, y compris une courte introduction donnant un aperçu de l’ensemble du travail. De cette façon, les employés qui lisent et exécutent normalement une étape à la fois doivent prévisualiser le travail du début à la fin avant de commencer.
Préparer un en-tête sur la première page. Il doit comprendre le nom de l’entreprise et le logo de l’unité d’affaires, le titre du document, la date de création et le numéro de document spécifique attribué par le personnel de contrôle des documents. Inclure également un numéro d’édition généré par le contrôle des modifications.
Créez un tableau directement sous l’en-tête intitulé « Historique des modifications et approbations ». Inclure des colonnes pour la date d’émission du PON, la description des changements et les signatures de l’auteur du PON, du gestionnaire du service et du gestionnaire du contrôle de la qualité. La description des changements doit résumer brièvement toutes les révisions apportées au POS depuis sa création. Chaque révision doit être signée par son auteur.
Commencez la deuxième page par le but de la PON. Inclure sa portée, le contenu du document, les définitions des termes ou abréviations utilisés dans la PON, les responsabilités du personnel impliqué dans la procédure et les références aux documents sur lesquels la PON s’est fondée, comme les normes commerciales.
Terminer la PON en décrivant la procédure en de brèves étapes. Utilisez un langage simple et évitez de décrire plusieurs étapes dans la même phrase. Une fois que la tâche a été détaillée, datez le document et faites-le signer par le personnel réglementaire approprié. Envoyer par courriel la PON au service de contrôle des documents et au gestionnaire responsable de la mise en œuvre de la procédure.
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