Access vous permet d’automatiser les tâches en utilisant des macro-objets dans la base de données. Les macros peuvent être affectées à différentes tâches à exécuter une fois que la macro est exécutée. L’automatisation du courrier électronique peut se faire en assignant une sortie de courrier électronique à la tâche en cours d’exécution. Une fois la tâche assignée, l’email sera envoyé à chaque fois que la macro est exécutée.
Ouvrez Open Access 2007 et sélectionnez une base de données. Cliquez sur une base de données dans le volet de tâches Ouvrir une base de données récente. La base de données s’ouvre.
Cliquez sur l’onglet « Créer » et sélectionnez « Macros » dans le groupe Autre. Cliquez sur « Macros » dans la liste déroulante. Sélectionnez « SendObject » dans la liste déroulante « Action ». Cette commande permet d’envoyer automatiquement des e-mails lors de l’exécution de la macro.
Cliquez sur « Report » dans la section « Object Type » dans la partie inférieure de la section Action Arguments. Sélectionnez le rapport qui sera automatiquement envoyé par courriel dans la liste déroulante « Nom de l’objet ». Sélectionnez un format de sortie dans la liste déroulante « Output Format ». Saisissez une adresse e-mail dans le champ Au. Cette personne recevra le courriel lorsque la macro sera exécutée.
Ajoutez un sujet dans le champ Sujet. Ceci informera le destinataire du contenu de l’email. Ajoutez des détails supplémentaires concernant l’e-mail dans la zone Texte du message. Changez l’option « Modifier le message » à « Non » si vous n’avez pas l’intention de modifier le courriel avant de l’envoyer. Sélectionnez « Oui » si vous voulez revoir l’email avant qu’il ne soit envoyé.
Sauvegardez la macro en cliquant sur l’icône « Enregistrer » dans la barre d’outils Accès rapide. Saisissez un nom dans le champ Nom de la macro. Cliquez sur « OK » Exécuter la macro en cliquant sur le bouton « Exécuter » du ruban. La macro affiche un message de confirmation d’impression. Il s’agit de votre indicateur que le courriel a été envoyé à Outlook et qu’il sera envoyé à l’aide de Microsoft Outlook.
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