Faites le suivi des dépenses d’affaires mineures comme les frais d’affranchissement, les amendes de stationnement, les déjeuners de travail ou les fêtes d’entreprise à l’aide d’un livre de petite caisse. Désigner un responsable de la petite caisse, généralement un comptable, un comptable ou un autre superviseur pour superviser les opérations de la petite caisse et percevoir les reçus, si nécessaire. Chaque employé qui souhaite faire un petit achat devrait passer par ce représentant, plutôt que de laisser la petite caisse ou la boîte de conserve ouverte à chaque employé.
Achetez un carnet de notes ligné. Un petit cahier de la taille d’un journal peut être le meilleur puisqu’il peut tenir dans la petite caisse.
Inscrivez sur le carnet de notes la date de début, le nom de l’entreprise et les coordonnées de la personne-ressource « En cas de perte, contact ».
Tracez trois lignes verticales sur la première page du cahier.
Étiquetez les quatre colonnes suivantes : Date, Achat, Montant et Solde. Vous pouvez continuer tout au long du cahier de notes en commençant le livre de petite caisse ou compter sur la personne qui commence une nouvelle page pour continuer le format.
Énumérer le solde de départ sur sa propre ligne avec la date enregistrée. Dans la colonne Achat, nommez-le Solde d’ouverture. Le premier achat sera enregistré sur la deuxième ligne.
Mettez le montant de départ de la petite caisse dans la boîte ou la boîte de conserve avec le cahier.
Pour faire un achat, demandez à l’employé de proposer au comptable ou au gestionnaire ce dont il a besoin et pourquoi. Le comptable ou le gestionnaire peut accepter ou rejeter l’idée. S’il est accepté, l’employé a accès au livre de petite caisse et à la boîte ou à la boîte de conserve.
Demandez à l’employé de présenter un reçu une fois qu’il a effectué l’achat. Conservez tous les reçus ensemble, attachés à l’aide d’un trombone, dans la petite caisse ou dans le livre. Retirez les reçus mensuellement et classez-les dans un dossier.
Ajoutez de l’argent supplémentaire à la petite caisse en retirant de l’argent du compte de l’entreprise. Le responsable de la petite caisse, comme un comptable ou un gestionnaire, décide du montant à conserver dans la petite caisse, généralement inférieur à 65 livres sterling.
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