Une lettre écrite pour demander des documents importants doit être rédigée avec autant de soin que n’importe quelle lettre d’affaires pour obtenir les résultats souhaités. Avant d’écrire la lettre, demandez-vous qui va la lire et quel est exactement votre objectif en l’écrivant. Quels documents spécifiques voulez-vous ? Quels sont leurs titres et dates ? Les réponses à ces questions clés vous permettront de créer une lettre qui vous permettra d’obtenir les documents que vous voulez, au lieu d’une lettre qui finira dans une déchiqueteuse de bureau ou enterrée sous une pile de courrier indésirable sur le bureau de quelqu’un.
Concentrez-vous sur la présentation. Utilisez de la papeterie de bonne qualité pour imprimer ou écrire votre lettre. Le papier et l’enveloppe doivent correspondre. Assurez-vous que l’imprimante de votre ordinateur fonctionne bien. Nettoyez-le pour éviter les taches d’encre. Achetez un stylo à encre noire de bonne qualité pour signer votre lettre. Vous voulez que la personne qui lit votre lettre respecte et honore votre demande de documents. Votre demande sera prise plus au sérieux si la présentation de votre lettre est professionnelle.
Formater votre lettre dans le style d’une lettre d’affaires, et non d’une lettre amicale. Pour obtenir les documents importants que vous désirez, vous voulez transmettre une intention sérieuse. Un format de lettre amical n’y parviendra pas. Inclure votre adresse électronique et votre numéro de téléphone dans la section adresse de retour de la lettre afin de fournir au lecteur de multiples options pour vous contacter.
Décrivez, dans le corps de la lettre, les documents importants que vous souhaitez obtenir. Rédigez un texte aussi concis que possible. Référez-vous spécifiquement aux titres, dates et sujets des documents importants que vous demandez, s’il y a lieu. Vous voulez qu’il soit aussi facile que possible pour le lecteur d’identifier et de localiser les documents que vous recherchez. Plus vite le lecteur peut trouver les documents, plus vite ils vous seront envoyés.
Vérifiez soigneusement votre lettre avant de l’envoyer. Lisez-le à haute voix. Le contenu vous semble-t-il maladroit ? Pouvez-vous mieux articuler vos pensées ? La voix de votre lettre est-elle active ? Assurez-vous que le ton de votre lettre est courtois tout au long du texte. Si possible, faites relire votre lettre par une autre personne avant de l’envoyer. N’oubliez pas de signer votre lettre et d’affranchir l’enveloppe avant de l’envoyer.
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