Il y a deux objectifs importants à aborder dans un rapport de rétroaction : les forces qu’un individu, un groupe ou une entreprise doit célébrer, et les faiblesses sur lesquelles ils pourraient travailler. Votre rapport n’a pas à fournir de suggestions sur la façon dont ces améliorations peuvent ou devraient être apportées ou sur la façon dont elles peuvent être mises en œuvre. Votre rapport doit décrire vos méthodes d’observation, de notation et d’évaluation, puis présenter l’information aussi clairement que possible afin que les destinataires puissent l’utiliser à des fins d’amélioration.
Prenez l’évaluation distincte de chaque examinateur. Au cours du processus d’observation, plusieurs examinateurs auraient dû faire des observations indépendantes afin que les données ne soient pas présentées avec un biais ou un conflit d’intérêts. Ces évaluations comporteront très probablement des observations à choix multiples, des cotes numériques sur les questions et des commentaires.
Vérifier que l’information est une représentation exacte de l’entreprise. Appelez ou écrivez à la haute direction et expliquez et discutez des évaluations que vous avez lues. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, elle est recommandée en tant que bonne étiquette.
Utilisez la première page de votre rapport comme introduction à vos méthodes d’observation, d’évaluation et de notation. Discutez de vos critères, questions et systèmes de notation, et justifiez chacun d’eux.
Prenez la note moyenne de l’observation de chaque examinateur et présentez-la dans un paragraphe succinct. Faites-le pour chaque aspect de la personne ou de l’entreprise qui a fait l’objet de l’examen. Présentez les notes individuelles des examinateurs à la fin pour montrer au récipiendaire comment vous avez recueilli votre moyenne.
Laissez un espace pour au moins deux commentaires à la fin de chaque paragraphe expliquant les données numériques. Il devrait y avoir au moins un compliment, ou une observation positive, et une critique, ou une amélioration suggérée.
Fournir les coordonnées de la personne-ressource afin que le destinataire puisse discuter du rapport avec la personne-ressource appropriée en cas de désaccord ou de confusion.
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