L’un des objectifs importants de tout système de contrôle interne est la protection des actifs. Étant donné que les processus de paie affectent à la fois les ressources humaines et financières, les problèmes ou les faiblesses des contrôles internes de la paie peuvent être coûteux. Reconnaître les risques inhérents au processus de paie, comprendre leurs effets potentiels et savoir comment y faire face peut se traduire par une prévention significative des pertes au fil du temps.
Sommaire de cette fiche pratique
Risques
Les risques liés au processus de paie comprennent les problèmes de rapports financiers, comme les suivants
sous-estimation du passif lié à la masse salariale et aux avantages sociaux des employés ou classification erronée des coûts de main-d’œuvre entre le coût des marchandises vendues (COGS) et les frais de vente, généraux et administratifs (SG&A). L’efficacité opérationnelle peut être compromise en payant des employés fictifs ou licenciés (habituellement à la suite d’une collusion) et en utilisant des taux de salaire et des taux de salaire incorrects. La conformité réglementaire est compromise par la violation des lois fédérales et étatiques sur les salaires et les heures de travail ou par la violation des règlements de l’Internal Revenue Service (IRS) concernant les employés par rapport aux entrepreneurs indépendants.
Impact
L’impact potentiel des problèmes de paie sur le plan financier, de la réputation et du droit varie considérablement selon le moment, la taille et la nature de ces problèmes. Il est important de comprendre l’impact qu’un événement pourrait avoir pour savoir comment y faire face de façon appropriée. Les entreprises doivent tenir compte de ce qui suit : Les erreurs de présentation de l’information financière peuvent faire augmenter les honoraires de vérification externe. Des données financières incorrectes peuvent entraîner de mauvaises décisions de gestion et peuvent avoir une incidence négative sur les investisseurs et d’autres parties prenantes, comme les créanciers. Les paiements aux employés fictifs et les taux de rémunération incorrects peuvent avoir une incidence négative sur les liquidités et accroître le fardeau fiscal. Les infractions aux lois sur les salaires et les heures de travail ou aux règlements de l’IRS peuvent entraîner des amendes importantes, des frais juridiques, des taux de roulement du personnel plus élevés et une perte de réputation.
Atténuation
Vous pouvez réduire la probabilité ou l’impact d’un problème de paie si vous mettez en place de solides contrôles de la paie. Toutefois, les avantages de la mise en œuvre de contrôles de la paie ne devraient pas l’emporter sur les coûts. Des rapprochements réguliers et opportuns des comptes de paie et des rapprochements de données avec le grand livre général et avec les données, les transmissions de fichiers et d’autres dossiers des tiers traitants peuvent prévenir ou détecter des inexactitudes financières. L’examen des classifications de la main-d’œuvre des employés entre les coûts directs et indirects peut aider à identifier les problèmes de classification. La séparation des tâches entre la saisie des données de paie, le traitement et l’autorisation de paiement et le personnel de mainlevée est idéale, mais peut s’avérer difficile dans les petites entreprises aux ressources limitées. L’examen, l’approbation et la communication des taux de rémunération, des changements de taux, des promotions du personnel, des changements d’emploi et des cessations d’emploi peuvent être appropriés lorsque la séparation des tâches n’est pas rentable. Des programmes appropriés de formation des cadres et des superviseurs pour les questions juridiques et de ressources humaines peuvent contribuer à accroître la conformité réglementaire.
Surveillance
Tout système de contrôle interne peut devenir inefficace au fil du temps, à mesure que le personnel et les processus d’affaires changent en raison de la croissance ou d’une gestion inappropriée qui l’emporte sur les procédures de contrôle. Effectuer des évaluations périodiques des risques potentiels et examiner la conception et l’efficacité des contrôles de la paie pour s’assurer qu’ils demeurent pertinents et rentables.
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