L’annonce de votre collecte de fonds ou de votre cérémonie de mariage est une première étape pour susciter l’enthousiasme pour l’événement. Le style et le libellé de votre invitation créeront l’ambiance et fourniront aux invités l’information dont ils ont besoin pour se préparer à votre événement. Des cartes RSVP correctement rédigées sont nécessaires pour que vous puissiez planifier avec précision les détails finaux de l’événement.
Rédigez vos invitations à des collectes de fonds occasionnelles avec un titre. Une description des destinataires du produit de la vente suivrait le titre avec les mots « pour en tirer profit ». Un titre complet et une description du bénéficiaire pourrait se lire » Wine Tasting to benefit the Main Street Library « .
Commencez les invitations officielles de collecte de fonds avec le nom de l’organisation qui présente l’événement. Un exemple d’invitation officielle peut se lire « L’Association civique du centre-ville vous invite cordialement à un gala de cravate noire ».
Détaillez le lieu, la date et l’heure de votre événement dans vos invitations. Par exemple : « Downtown Convention Center, 123 Main Street, Anywhere, USA 12345. Dimanche 2 mars 2008 à 16 h » Précisez les détails tels que « Dimanche 2 mars deux mille huit, à quatre heures de l’après-midi » dans une invitation formelle à l’événement.
Demandez à vos invités de répondre au moyen d’un RSVP afin de recueillir de l’information sur les participants et de créer de futures listes de donateurs. Les mots à inclure sur votre RSVP avec des lignes pour que les invités puissent écrire des réponses sont « Nom », « Adresse », « Ville », « Ville », « État », « Code postal », « Numéro de téléphone », « Email » et « Préposé au numéro ».
Demandez que les réponses soient faites au plus tard à la date spécifiée. Faites-le en indiquant « Veuillez répondre d’ici le 10 février 2010 ».
Énumérer les noms des couples et une déclaration incluant leur famille lors d’un mariage annoncé par la mariée et le marié. Par exemple, « Betty Ann Smith et Carl Edward Miller ainsi que nos familles demandent l’honneur de votre présence dans notre célébration du mariage ».
Inclure les parents ainsi que la mariée et le marié dans les mariages annoncés par les parents. Les noms complets doivent être utilisés, par exemple « M. et Mme Brian McCoy et M. et Mme Andrew Thomas demandent l’honneur de votre présence au mariage de leurs enfants Kimberly Ann McCoy à Jack Edward Thomas ».
Détaillez le lieu, la date et l’heure de votre événement. Par exemple : « Samedi 23 avril deux mille sept à 2 heures de l’après-midi. All Saints Catholic Church, 123 Main Street, Anywhere, USA. »
Créez une liste séparée de détails si une carte de réception est incluse dans votre invitation. Inclure la description complète du bâtiment et de la salle ainsi que les heures de réception. Par exemple, « Cuyahoga Room Sheraton Suites, 1989 Front Street, Anywhere, USA. Réception immédiatement après la cérémonie. Le dîner sera servi à cinq heures de l’après-midi. »
Demandez des informations à vos invités dans une carte RSVP. Demandez le « Nom » de l’invité, s’il est « en mesure d’assister » ou « dans l’impossibilité d’assister ».
Demandez des choix de repas comme « Poulet au four » ou « Rigatoni », s’il y a lieu.
Inclure une date limite pour la réception des réponses. Traditionnellement, la carte-réponse se lirait comme suit : « La faveur d’une réponse est demandée avant le 15 mars ».
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