Les itinéraires de voyage vous aident à conserver tous les renseignements importants sur vos préparatifs de voyage au même endroit pour en faciliter la consultation. Conservé au recto d’une chemise remplie de toutes vos brochures, billets et reçus de confirmation, un itinéraire vous permet de trouver plus facilement des informations lorsque vous êtes sur la route que de creuser à travers tous ces papiers aux formes bizarres. Que vous écriviez un itinéraire pour vous-même ou pour votre travail, les informations de base que vous devriez inclure sont les mêmes.
Titre de l’itinéraire avec les dates du voyage et la destination principale ou le but du voyage. Si vous préparez plusieurs itinéraires pour différentes personnes, inscrivez également le nom de la personne pour laquelle vous préparez l’itinéraire en haut de la page.
Détailler le premier vol ou la première étape du voyage avec le lieu et l’heure de départ, le lieu et l’heure d’arrivée, le numéro du vol ou du train et la compagnie aérienne ou le transporteur. Dressez la liste de tous les renseignements disponibles sur les sièges et les portes d’embarquement et indiquez l’heure à laquelle le voyageur doit être enregistré. Indiquez le numéro de confirmation de réservation et un numéro de téléphone du service à la clientèle au cas où il y aurait des difficultés en cours de route.
Fournir des détails sur la deuxième étape du voyage s’il y en a une avant la première destination. S’il y a un vol de correspondance, notez combien de temps le voyageur devra se rendre d’un vol à l’autre afin que, si le premier vol est retardé, il puisse prendre des dispositions pour la correspondance.
Inclure ensuite l’information sur les réunions et les rendez-vous. Toutes les réunions et les préparatifs de voyage devraient être énumérés dans l’ordre chronologique afin que le voyageur puisse consulter son itinéraire et voir exactement ce qui va suivre en fonction de l’endroit où il est allé. Pour les réunions, indiquez le nom de la destination, le nom et le numéro de téléphone d’une personne-ressource, l’heure de la réunion et la durée prévue. Joindre les directives routières si le voyageur se rendra lui-même à ses rendez-vous.
Énumérer les renseignements sur la compagnie de location de véhicule ou de taxi au bas de l’itinéraire. Si le voyage se fait dans plusieurs villes ou comporte plusieurs locations, inscrivez-les au bas de la journée à laquelle elles s’appliquent. Inclure le nom et le numéro de téléphone de la compagnie de location, le type de voiture réservée et le numéro de confirmation de réservation. Indiquez également le jour et l’heure de ramassage, ainsi que la date et l’heure de retour.
Détailler l’hébergement à la fin de chaque journée à laquelle ils s’appliquent s’il y a plus d’une réservation ou destination. Inclure le nom de l’hôtel, l’adresse et le numéro de téléphone et le numéro de confirmation de réservation. Indiquez toujours la date et l’heure d’arrivée et la date et l’heure de départ, ainsi que le nombre de nuits pour lesquelles la réservation est faite. Si le voyageur se rendra lui-même à l’hôtel, indiquez l’itinéraire à partir de l’aéroport ou de la dernière réunion ou du rendez-vous de la journée, selon l’heure.
Fournir l’information sur le vol aller-retour ou le train en dernier dans la liste chronologique, mais avant toute information sur la location de voiture ou l’hôtel si elle ne figure pas dans la liste chronologique. Fournissez tous les mêmes renseignements pour le voyage aller-retour que pour les vols de départ.
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