Les procès-verbaux des réunions de l’église donnent à l’assemblée et à toute autorité légale qui pourrait les examiner l’occasion de voir comment les affaires de l’église sont traitées. Cela permet de rendre des comptes à la congrégation qui fait confiance à la direction de l’église avec ses fonds collectifs. Le procès-verbal peut également prouver ou aider à réfuter toute allégation d’actes répréhensibles par rapport à toute enquête externe potentielle sur les transactions d’une église. Rédiger un procès-verbal de réunion d’église efficace implique de suivre un format spécifique.
Créez un modèle à l’aide d’un logiciel de traitement de texte que vous pouvez utiliser pour tous les procès-verbaux des réunions de l’église. Le format devrait inclure la date et l’heure de la réunion, le lieu, l’intention ou ce qui est prévu pour être discuté ou décidé, et une section pour énumérer les personnes présentes ainsi que les titres applicables qu’elles détiennent.
Avisez les membres du conseil d’administration et les autres membres de l’église qui doivent être présents à la date et à l’heure de la réunion. Cela peut se faire par courriel, par la poste ou en affichant l’avis dans une section très fréquentée de l’église, comme un bureau ou un tableau d’affichage de l’église.
Remplissez chaque section avant le début de la réunion autant que possible. Consigner les personnes présentes au début de la réunion.
Annoncez chaque décision à prendre séparément et, après en avoir discuté ou décidé, inscrivez le résultat dans la section appropriée.
Lisez le procès-verbal à la fin de la réunion et donnez l’occasion de poser des questions et d’obtenir des éclaircissements. Demandez à la personne chargée d’approuver le procès-verbal de la réunion de le signer.
Classez les procès-verbaux dans un endroit où d’autres registres de l’église sont conservés.
Laisser un commentaire