L’un des avantages de l’utilisation du logiciel de traitement de texte Microsoft Office est la possibilité d’utiliser des modèles préinstallés. Entre autres, Microsoft Word dispose d’une série de modèles qui facilitent la rédaction de lettres commerciales. Les modèles contiennent tous les éléments et formats communs aux lettres commerciales. Par exemple, les lettres sont formatées au ras de la marge gauche. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le type de lettre d’affaires et de personnaliser le texte inclus. Vous pouvez également personnaliser entièrement la lettre si vous préférez écrire le corps vous-même.
Lancez Microsoft Word sur votre ordinateur en cliquant sur « Démarrer », « Tous les programmes » et en sélectionnant « Microsoft Word ».
Cliquez sur le bouton « Office » dans le coin supérieur gauche de l’écran. Sélectionnez « Nouveau » et « Lettres ». Sélectionnez « Lettres d’affaires ».
Sélectionnez le type de lettre d’affaires que vous voulez écrire. Par exemple, vous pouvez sélectionner « Lettres de facturation et de commande », « Lettres de marketing », « Lettres de remerciement » et « Lettres de remerciement », parmi d’autres options. Cliquez sur « Créer » après avoir mis en évidence le type de lettre.
Sélectionnez un format de lettre spécifique à utiliser. Par exemple, une fois que vous cliquez sur « Lettre de remerciement », on vous montre une série de modèles parmi lesquels vous pouvez choisir, y compris « Thank You to New Customer » et « Thank You Letter to Speaker ». Sélectionnez « Télécharger » pour ouvrir le modèle désiré.
Remplissez les éléments de la lettre. Par exemple, la « Lettre de remerciement au nouveau client » comprend votre nom et votre adresse, la date du jour, le nom et l’adresse du destinataire et un message d’accueil. De plus, le modèle comprend un modèle de corps de lettre que vous pouvez personnaliser. Remplissez les blancs. Par exemple, inscrivez le nom de votre entreprise et le nom du produit dans la ligne qui se lit comme suit : « Au nom de tous les employés de[Nom de l’entreprise], merci d’avoir choisi[Nom du produit ou du service] pour vos besoins ». Sinon, effacez l’exemple de texte et écrivez votre propre message.
Insérez votre nom et votre titre dans la case de signature au bas de la lettre. Si vous avez joint des documents pour le destinataire, écrivez le mot « Pièce jointe » deux lignes sous votre nom et votre titre. N’incluez pas de période après « Enclos ».
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