Lorsque vous devez écrire une lettre de plainte ou informer quelqu’un d’un problème que vous avez, vous obtiendrez probablement plus de résultats si vous écrivez une lettre pleine de tact, plutôt qu’une lettre impolie ou carrément grossière. Les gens seront probablement plus réceptifs à votre plainte, problème, question ou suggestion si vous faites preuve de tact. Cependant, cela peut parfois être difficile, surtout si vous avez un attachement émotionnel fort ou des sentiments forts à l’égard du sujet de la lettre.
Abordez le problème immédiatement. Dans le premier paragraphe, expliquez pourquoi vous écrivez la lettre. N’incluez que les faits, et non votre opinion à ce stade. Lorsque vous commencez à donner votre opinion, c’est là que vous risquez de perdre votre tact.
Ajoutez un compliment. Une fois que vous avez expliqué le problème, complimentez la personne ou l’entreprise. Par exemple, une lettre de réclamation concernant un produit peut maintenant expliquer que vous avez été un client fidèle et que vous êtes généralement très satisfait du produit.
Évitez de donner des conseils et exprimez plutôt vos commentaires sous la forme d’une question, par exemple : « Pourriez-vous jeter un coup d’œil à ma proposition ?
Discutez de la façon dont le fait de faire ce que vous proposez ou ce que vous demandez sera mutuellement bénéfique. Par exemple, lorsque vous rectifiez une plainte avec un remboursement, vous êtes heureux parce que vous avez récupéré votre argent et que l’entreprise profite de ne pas perdre un client. Vous direz ensuite à vos amis et à votre famille que l’entreprise vous a aidé à résoudre votre plainte, ce qui peut créer une clientèle plus fidèle. Soyez prudent avec le libellé de cette section. Restez positif et poli pour rester discret.
Inclure une solution acceptable à la fin de votre lettre. Il peut s’agir d’un remboursement, d’une réparation, d’une réponse à une question ou d’un examen de votre suggestion. Utilisez un langage poli et non violent et incluez le mot s’il vous plaît, par exemple : » Veuillez considérer cette suggestion et me faire savoir s’il y a quelque chose que je peux faire pour aider à mettre en œuvre ce nouveau programme.
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