Un bon assistant personnel peut être une aide énorme pour un professionnel occupé dans pratiquement n’importe quelle entreprise. Les cadres, les professionnels de la vente et même les célébrités utilisent des assistants personnels pour gérer leurs rendez-vous et leur correspondance et accomplir d’autres tâches importantes qui leur font gagner du temps. Si vous envisagez d’embaucher un assistant personnel, vous devriez connaître les qualités à rechercher. Cela vous permettra d’engager un bon assistant qui peut rendre votre vie professionnelle beaucoup plus facile.
Sommaire de cette fiche pratique
Aptitudes à la communication
Un assistant personnel communique constamment avec d’autres personnes, en prenant des rendez-vous, en se réunissant et en accomplissant d’autres tâches liées à l’entreprise. Elle doit être capable de communiquer clairement pour éviter tout malentendu. Elle devrait être capable de garder son sang-froid lorsqu’elle communique avec des gens difficiles ou ceux qui pourraient être argumentatifs.
Personnalité
Un assistant personnel s’occupe chaque jour d’une variété de personnes dans le cadre de ses activités professionnelles. Cela exige une personnalité agréable et extravertie. La politesse et la courtoisie doivent être maintenues quelles que soient les circonstances. La plupart des gens peuvent être agréables quand les choses vont bien, mais un assistant personnel doit être capable de le faire sous pression et sous pression. Il doit aussi être capable d’équilibrer la courtoisie et l’assurance lorsque c’est nécessaire pour vous protéger contre la sollicitation non désirée et d’autres distractions.
Sens de l’organisation
Un assistant personnel doit être très organisé et orienté vers le détail. Elle s’occupera de votre calendrier, de la prise de rendez-vous, de la prise d’appels, de la rédaction de messages, de la sélection du courrier postal et du courrier électronique et d’autres tâches qui exigent du soin et de l’exactitude. Elle doit être capable de distinguer et de traiter des éléments hautement prioritaires et de mettre de côté ceux qui ne sont pas importants. Elle devrait maîtriser les logiciels de calendrier et d’ordonnancement.
Flexibilité
Parfois, les plans les plus minutieux peuvent s’effondrer sans avertissement ou presque. Un assistant personnel doit être suffisamment flexible pour faire face à cette situation. Au lieu de paniquer ou de céder au stress, il doit être capable de passer rapidement en mode de contrôle des dommages. Il doit également être prêt à s’acquitter de toute tâche que le patron pourrait lui confier.
Aptitudes à la résolution de problèmes
Une assistante personnelle joue souvent le rôle de « bloqueur » pour son patron, filtrant les appels et les visiteurs et lui confiant autant d’affaires qu’elle le peut. Cela permet au patron de se concentrer sur des questions plus importantes et plus urgentes. L’assistante doit avoir de bonnes aptitudes à résoudre les problèmes de façon autonome, de sorte qu’elle puisse gérer elle-même les situations délicates et résoudre les problèmes plutôt que de consulter le patron pour obtenir des conseils.
Expérience
Un bon assistant personnel a besoin d’une expérience en cours d’emploi. L’éducation est importante, mais elle ne peut pas reproduire la grande variété de situations qui seront rencontrées sur le lieu de travail. Les assistants personnels s’entraînent et perfectionnent leurs compétences tout en travaillant dans le monde réel. Il faut du temps pour apprendre à appliquer l’apprentissage scolaire et les connaissances théoriques à des situations professionnelles réelles.
Compétences en informatique
Les assistants personnels utilisent des ordinateurs pour accomplir bon nombre de leurs tâches. Un bon assistant personnel saura utiliser les logiciels de traitement de texte, le courrier électronique, les logiciels de calendrier et d’ordonnancement et d’autres programmes qui l’aident dans l’exercice de ses fonctions. Il devrait également être capable d’utiliser Internet avec compétence, y compris en matière de recherche.
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