Les notes de service que vous rédigez en tant que comptable en disent long sur votre expérience professionnelle et votre crédibilité. Les comptables sont chargés de rédiger toutes sortes de notes de service, y compris des notes internes informelles aux collègues et aux superviseurs, des notes de service officielles aux unités ministérielles et des notes fiscales aux clients. Une note comptable mal rédigée peut semer la confusion chez les destinataires et nuire à la réputation de votre entreprise. Apprendre à rédiger des notes comptables avec clarté et précision est la clé d’une communication commerciale efficace et de l’établissement d’une réputation favorable au sein de votre organisation.
Déterminez l’auditoire et le but de votre note de service. La plupart des mémos sont utilisés pour attirer l’attention sur les problèmes, offrir des solutions, communiquer les objectifs officiels de l’entreprise ou transmettre de nouvelles informations. N’envoyez pas une note de service à l’ensemble d’un bureau s’il ne s’agit que d’un seul ministère. Pensez également à la sensibilité du matériel et à la question de savoir s’il est préférable de transmettre l’information par le biais d’une note de service officielle ou d’une communication en personne.
Formatez l’en-tête de note à l’aide des segments suivants : TO : (noms des destinataires et titres de poste),
DE : (votre nom et titre du poste), DATE : (date complète et date actuelle) et OBJET : (sur quoi porte la note de service).
S’assurer que les récipiendaires sont adressés par leur nom exact et leurs titres d’emploi officiels. Soyez précis et succinct dans votre sujet. Par exemple, « Fin de trimestre » en tant que ligne d’objet pourrait signifier n’importe quoi pour les destinataires. Utilisez plutôt quelque chose comme « Nouvelle procédure de dépôt pour la fin du trimestre ».
Donnez un bref aperçu de l’objet de la note de service dans le segment d’ouverture. Le but du segment d’ouverture est de clarifier aux destinataires pourquoi ils ont reçu la note de service et pourquoi ils devraient lire le document. Maintenir le segment d’ouverture à un court paragraphe.
Ajoutez le contexte en décrivant le problème, l’événement, la circonstance ou le contexte de la note de service. Le contexte peut être la phrase d’ouverture du paragraphe suivant ( » En raison de la confusion liée aux procédures de dépôt du dernier trimestre… « ), ou un paragraphe complet et distinct, selon la quantité d’information nécessaire pour mettre tous les destinataires à jour.
Suivez le contexte avec le segment de tâche, qui est la partie de la note de service qui décrit ce qui est fait pour résoudre le problème ( » Nous mettons en œuvre de nouvelles procédures de dépôt pour le prochain trimestre…. « ). Conservez le segment de tâche en une phrase ou un court paragraphe, selon la complexité de la question à l’étude.
Suivez le segment de tâche avec une discussion complète qui fournit des détails supplémentaires et du soutien. Le segment de discussion devrait être la partie la plus longue de la note de service et inclure tous les faits et les recherches qui étayent les recommandations énoncées dans la note de service. Dirigez avec les détails les plus pertinents et les points de preuve les plus solides.
Terminez la note de service par un court segment de fermeture, pas plus qu’un paragraphe, qui décrit avec courtoisie les mesures que vous voulez que les destinataires de la note de service prennent ( » À compter du mois prochain, veuillez suivre les nouvelles procédures de dépôt ….. « ). Mettez l’accent sur les avantages pour les bénéficiaires de suivre les mesures décrites dans la note de service ( » Nous espérons que ces nouvelles procédures de dépôt vous feront gagner du temps et réduiront votre charge de travail… « ). . . « ).
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