Prendre le temps de rédiger un manuel de formation des employés peut sembler une tâche laborieuse. L’utilisation des fonctionnalités de Microsoft Word 2007 facilite le processus de développement. Avant de commencer à écrire, faites un peu de planification. Décidez des tâches que vos employés doivent accomplir et de ce qui peut être écrit pour les aider. Prévoyez l’utilisation du manuel de formation – dans un cours en face à face ou une visite autoguidée. Une fois que vous avez une idée du type de manuel dont vous aurez besoin, voici quelques-unes des fonctions que vous pouvez utiliser pour faire de votre idée une réalité.
Utilisez la fonction de description de Word pour créer une liste multiniveaux des tâches que vos employés doivent apprendre. Ce processus vous aidera à décider de la durée de votre manuel et à décomposer les tâches en plus petits morceaux, qui sont plus faciles à expliquer à un nouvel employé. Pour utiliser la fonction de contour de Word, vous commencez par un document vierge et sélectionnez l’onglet « Accueil ». Dans le groupe Paragraphe, il y a trois boutons : puces, chiffres et listes à plusieurs niveaux. Choisissez « listes multi-niveaux » ou cliquez sur la flèche vers le bas pour une galerie de choix. Vous pouvez aussi créer le vôtre. Rédigez les grandes lignes de votre manuel. Pour passer au niveau suivant d’une liste à plusieurs niveaux, appuyez sur « Tab. Pour revenir à un numéro de liste précédent, appuyez sur « Maj + Tab. Écrivez les étapes de votre formation et les autres renseignements pour expliquer à vos employés comment accomplir les tâches nécessaires à leur travail.
Utilisez les fonctions d’en-tête et de pied de page de Word pour ajouter des numéros de page, des sections de contenu et un titre pour chaque page de votre document. Les en-têtes et les pieds de page sont des références visuelles permettant à l’employé de savoir où ils se trouvent dans le matériel de formation. Lorsque vous faites de la formation, l’ajout de numéros de page vous aide à vous référer à certaines pages ainsi qu’à certains sujets. Cliquez sur l’onglet « Insérer », puis dans la section En-tête et pied de page, sélectionnez « En-tête ». Vous aurez le choix entre différents styles d’en-têtes ou vous pouvez en faire un de votre choix. L’en-tête apparaît sur chaque page de votre manuel, ou vous pouvez choisir de le faire apparaître sur les pages opposées si vous voulez que votre manuel ressemble davantage à un livre. Les pieds de page apparaissent au bas de la page et sont généralement utilisés pour les numéros de page, les dates et les informations de propriété. Cliquez sur « Footer » dans la section Header & Footer et tout comme la section Header, vous aurez un certain nombre de styles à choisir.
Ajoutez une page couverture ou une page de titre pour votre matériel de formation afin de différencier ce matériel des autres articles que vous donnez à votre employé, comme un manuel de l’employé. Créez votre page de titre en cliquant sur l’onglet « Insérer » puis sur « Page de couverture » dans la section Pages. Vous verrez un certain nombre de styles de page de couverture parmi lesquels choisir ou vous pouvez créer le vôtre. Donnez à votre manuel de formation un titre descriptif ; indiquez la date de création et le(s) auteur(s), car les manuels de formation sont souvent le fruit d’un effort collectif.
Ajoutez des titres pour vous aider à créer votre table des matières pour votre document de formation. Cela vous aidera également à organiser visuellement votre document pour en faciliter l’utilisation par votre employé. Créez des styles d’en-tête pour chaque section de votre document en utilisant le contour que vous avez créé (ce n’est pas la même chose qu’un en-tête, qui va en haut de la page). Les styles d’en-tête sont des styles de police que vous utilisez pour indiquer les différentes sections de votre formation, ainsi que les différentes sous-sections.
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