L’établissement d’un horaire approprié pour les employés est une étape essentielle à l’établissement et au maintien d’un milieu de travail efficace. Lorsque vous établissez l’horaire d’un employé, il est important de s’assurer que tous les quarts de travail ont une couverture suffisante, que chaque employé travaille le nombre d’heures approprié et que les employés ont également droit à des congés suffisants. Vous pouvez utiliser Microsoft Excel pour établir un horaire de travail efficace et facile à utiliser.
Ouvrez une feuille de calcul Excel vierge. Allez dans l’onglet « Insérer » d’Excel 2007 ou dans le menu « Affichage » d’Excel 2003 ou antérieur et sélectionnez « En-tête et pied de page ». Sélectionnez « En-tête personnalisé » et entrez « Horaire des employés ».
Allez dans l’onglet « Mise en page » dans Excel 2007 et cliquez sur « Orientation ». Sélectionnez « Paysage ». Dans Excel 2003 ou avant, allez dans le menu « Fichier » et sélectionnez « Mise en page ». Sélectionnez « Paysage » dans l’onglet « Page ». Entrez « Pour la semaine de : » dans la cellule « A1 ». Sélectionnez la cellule « A4 ».
Définissez la cellule en changeant la taille de police à « 12 » et sélectionnez « Gras » dans le groupe « Police » de l’onglet « Accueil » dans Excel 2007 ou dans la barre d’outils « Formatage » dans Excel 2003 ou antérieur. Entrez le premier jour de la semaine de travail prévue à l’horaire pour les employés.
Sélectionnez la cellule « B4 ». Saisissez la première heure prévue pour le début du travail des employés. Entrer les incréments de temps dans les cellules restantes de la « Ligne 4 ». Il peut s’agir d’incréments d’une heure ou d’une demi-heure, ou vous pouvez ne saisir que les heures de changement d’équipe.
Sélectionnez la cellule « A5 ». Entrez le nom du premier employé par ordre alphabétique. Dans la cellule « A6 », entrez le nom de l’employé suivant par ordre alphabétique, et ainsi de suite jusqu’à ce que tous les employés soient configurés dans l’horaire.
Sauter une rangée et répéter les étapes 3 à 5 avec le deuxième jour de la semaine de travail. Répéter avec les jours restants de la semaine de travail. Ajoutez de la couleur aux cellules contenant les jours, les heures et les noms des employés en utilisant le bouton « Couleur de remplissage » dans le groupe « Police » de l’onglet « Accueil » dans Excel 2007, ou la barre d’outils « Formatage » dans Excel 2003 ou antérieur.
Sauvegardez l’horaire des employés sous la forme d’un modèle Excel. Cliquez sur le bouton « Office » dans Excel 2007 ou sur le menu « Fichier » dans Excel 2003 ou antérieur et sélectionnez « Enregistrer sous ». Entrez « Horaire des employés » sous « Nom du fichier ». Sélectionnez « Excel Template (*.xltx) » sous « Save as Type » dans Excel 2007 ou « Template » dans Excel 2003 ou antérieur et cliquez sur « Save ». Cela vous permettra de réutiliser l’horaire sans avoir à le configurer à nouveau.
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