Bien que chaque marque de machine de carte de crédit est légèrement différente, la plupart fonctionnent de la même manière. Si vous avez besoin d’utiliser une machine à carte de crédit pour traiter les paiements, ne soyez pas intimidé par la machine, ils sont conçus pour être faciles à utiliser.
Voici comment utiliser les machines à cartes de crédit.
Entrez les numéros de carte de crédit.
Si vous avez la carte de crédit en main, glissez-la dans le lecteur de carte. La plupart des lecteurs ont sur eux une petite icône ou une image qui indique dans quel sens la bande magnétique au dos de la carte doit être orientée. Si ce n’est pas le cas, essayez de le faire passer dans le lecteur avec la bande tournée vers la machine en premier, car c’est la direction la plus courante.
Si vous avez une commande téléphonique, ou si vous n’avez pas la carte de crédit en main, sélectionnez le bouton « vente ». Sur de nombreuses machines, c’est aussi la clé « 1 », mais elle varie en fonction de la marque de la machine. Suivez ensuite les invites à l’écran pour entrer le numéro et la date d’expiration de la carte. Vérifiez toujours deux fois les chiffres avant d’appuyer sur la touche Entrée.
Entrez l’information sur la vente.
Généralement, la machine demandera d’abord le montant des ventes en dollars et en cents. Entrez le montant à l’aide du clavier numérique. Vérifiez le montant pour vous assurer qu’il apparaît correctement à l’écran et si c’est le cas, appuyez sur la touche Entrée. Si vous avez accidentellement entré le mauvais montant, recherchez la touche « effacer » ou « effacer » et recommencez.
Dans certains cas, la machine vous demandera des informations supplémentaires après avoir entré le montant de la vente. Suivez les invites pour entrer des informations, telles que le code postal du client ou un numéro de commande.
Attendez que la vente soit traitée.
Selon la connexion de la machine, la vente peut se faire en quelques secondes ou en quelques minutes. Si la machine semble s’immobiliser pendant le traitement d’une vente, n’entrez pas à nouveau la vente, mais appelez plutôt le numéro de téléphone de l’entreprise de traitement pour obtenir des instructions supplémentaires. Dans de nombreux cas, ce numéro apparaîtra sur un autocollant sur la machine.
Traiter le reçu.
Si le client est présent, faites-lui signer le reçu de carte de crédit. Donnez-leur la copie et conservez l’original pour vos dossiers. Si le client n’est pas présent, inscrivez « phone-in » ou une autre phrase appropriée sur la ligne de signature du reçu. Conservez un reçu pour vos dossiers et incluez l’autre dans l’expédition des marchandises au client.
Fermer le lot.
Vérifiez auprès de votre entreprise de traitement, mais la plupart exigent que vous produisiez un » rapport de lot » ou que vous fermiez un lot de reçus de carte de crédit chaque jour. C’est le processus qui dit à l’entreprise de finaliser les frais de carte de crédit et de déposer le solde sur votre compte.
Beaucoup de machines ont une clé marquée « batch ». Vous pouvez appuyer sur cette touche et suivre les instructions pour fermer le lot à la fin de la journée. Si la machine n’a pas de clé de lot, consultez le manuel de l’utilisateur pour obtenir des instructions ou appelez votre société de traitement des cartes de crédit pour obtenir des instructions.
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