Les organismes sans but lucratif, les sociétés et les petites entreprises qui ont un conseil d’administration ont également un ensemble de lignes directrices appelées règlements administratifs. Ces règlements sont établis par l’entreprise ou la société afin d’assurer une chaîne de commandement appropriée, ainsi qu’un comportement et des responsabilités assignées à tous les membres. Les règlements administratifs doivent également comprendre un processus par lequel les membres du conseil d’administration sont ajoutés ou révoqués, ainsi que la durée du mandat, les élections et la fréquence des réunions. Les membres du conseil d’administration sont également tenus de suivre un ensemble de lignes directrices concernant le comportement des réunions, la façon d’inscrire des points à l’ordre du jour et la durée des réunions. Les règles les plus couramment utilisées pour les réunions du conseil d’administration sont les Robert’s Rules of Order.
Pour demander à une personne de démissionner d’un conseil scolaire, il faut avoir des motifs ou un motif valable pour faire exécuter la demande. Tenir des registres des infractions avec les dates pertinentes et toutes les demandes faites au membre du conseil d’administration pour remédier à la situation problématique ainsi que toute aide offerte pour remédier aux problèmes existants. Acquérir de la documentation pour prouver un comportement inacceptable à présenter au conseil en cas de démission ou de congédiement forcé et la documentation est essentielle pour atteindre le quorum si la personne concernée refuse de démissionner volontairement. La documentation fournira également les informations nécessaires au service juridique au cas où le membre du conseil d’administration intenterait une action en justice contre l’entreprise ou l’organisation.
Organisez une réunion avec le membre du conseil d’administration en question et soyez précis sur les questions qui ont suscité des préoccupations et insistez sur l’absence de résolution ou de conformité. Au cours de la réunion, permettre au membre du conseil d’évaluer son propre rendement au travail et introduire avec tact l’idée que le fait de démissionner du poste permettra au conseil d’administration de résoudre les problèmes au profit de la société. Faites preuve d’empathie et traitez le membre du conseil d’administration avec respect en tout temps afin d’éviter de transformer une décision d’affaires en une question personnelle. Documenter la réunion en prenant des notes.
Forcer le membre à sortir s’il refuse de présenter une lettre de démission par des moyens moins compliqués. Utiliser les règlements et protocoles existants pour impliquer tous les membres du conseil d’administration dans les discussions, évaluer les problèmes et finalement voter pour parvenir à un consensus sur la question de savoir si le membre du conseil d’administration doit être démis de ses fonctions ou s’il peut terminer son mandat.
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