Si vous devez envoyer un formulaire à une entreprise pour obtenir un remboursement ou à un ministère, comme un formulaire d’impôt, il suffit d’envoyer le formulaire tout seul dans une enveloppe. Cependant, si vous envoyez un CV pour un emploi, il est d’usage d’ajouter une lettre de motivation pour personnaliser la candidature. De même, les formulaires accompagnés d’autres documents doivent être accompagnés d’une lettre d’accompagnement pour que le destinataire se souvienne de conserver tous les documents ensemble. Il est également nécessaire de rédiger une lettre d’accompagnement si vous envoyez des documents pertinents pour une communication antérieure. La lettre d’accompagnement garantit que le destinataire prête attention aux documents supplémentaires.
Adoptez un ton d’entreprise. Même si la lettre est adressée à un ami, son but est de transmettre les documents. Concentrez tout le contenu de la lettre sur le document. Si vous voulez transmettre des nouvelles familiales ou raconter un événement hilarant, mettez cela dans une lettre séparée.
Saisissez la lettre de motivation. Bien que la lettre d’accompagnement ne vise qu’à expliquer la raison de l’envoi du document, il se peut que vous ayez à faire respecter certains points du document. Si vous écrivez la lettre à la main, des points importants peuvent être perdus, si le destinataire ne peut pas lire votre écriture.
Sous la salutation, mettez un sujet en gras et soulignez-le. Cela devrait commencer par « RE : » et indiquer brièvement l’objet du document ci-joint.
Commencez le premier paragraphe par « Veuillez trouver ci-joint » suivi du nom du document. Le reste de la lettre doit être bref, tout en attirant l’attention sur les points importants du document.
Inscrivez votre nom complet en majuscules sous un espace pour votre signature au bas de la lettre. En dessous, écrivez « Enc : » suivi du nombre de documents accompagnant la lettre.
Achetez une enveloppe foolscap pour éviter d’avoir à plier les documents. Placez la lettre d’accompagnement sur le document d’accompagnement et glissez le paquet dans l’enveloppe. Vous ne devez pas agrafer le document à la lettre, car il s’agirait alors d’un document « joint » plutôt que d’un document « joint ».
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