Microsoft Access est le logiciel de base de données livré avec Microsoft Office Suite. Les employeurs utilisent couramment Access pour la tenue des dossiers d’emploi parce qu’il fournit une interface pointer-cliquer pour la gestion de la base de données. Pour garder une trace des enregistrements de formation avec Access, créez une table pour l’enregistrement de l’employé et une table séparée pour les codes de formation. Connectez-vous à la base de données et mettez à jour les dossiers de formation à l’aide des formulaires Access chaque fois qu’un employé suit un nouveau module de formation. Sauvegardez régulièrement les dossiers des employés pour vous assurer que l’information n’est pas perdue.
Lancez Microsoft Access. Cliquez sur « Démarrer », « Tous les programmes », « Microsoft Office Suite », « Access ».
Créer une base de données des dossiers de formation. Cliquez sur l’icône « Nouveau » de la barre d’outils. Cliquez sur « Base de données vierge ». Naviguez jusqu’à n’importe quel endroit et donnez un nom à la base de données, puis cliquez sur « Créer ».
Créez la table des salariés. Cliquez sur « Objet », « Table », « Nouveau ». Double-cliquez sur « Assistant table ». Suivez les instructions de l’assistant de tableau pour créer un tableau avec le nom « employé ». Donnez à la table les champs suivants :
« employee_key, nom_de_l’employé, clés_de_formation » où la clé_de_l’employé est un nombre entier, le nom_de_l’employé est de 40 caractères et les clés_de_formation sont du texte.
Les clés d’apprentissage seront une série d’entiers, mais l’étiquetage du texte fournira un espace presque illimité pour plusieurs clés d’apprentissage. Si les enregistrements de formation ne sont que des niveaux, par exemple, les employés ont des niveaux de formation de 1 à 5, la clé de formation peut être un nombre entier.
Créez la table d’entraînement. Cliquez sur « Objet », « Table », « Nouveau ». Double-cliquez sur « Assistant table ». Suivez les instructions de l’assistant de tableau pour créer un tableau avec le nom « formation ».
Donnez à la table les champs suivants :
« training_key », « training_key », « training_name », « training_summary » où training_key est un entier, training_key est un nombre entier, training_name est de 40 caractères et training_summary est un texte.
Créez un formulaire pour ajouter des employés à la table des employés. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». L’assistant de formulaire se lance. Donnez un nom au formulaire, par exemple, « ajouter des employés ». Suivez les instructions de l’assistant. Lorsque l’assistant vous demande une table, sélectionnez la table « employé ». Laisser le formulaire sélectionner automatiquement « employee_key ». Utilisez l’assistant pour créer des champs de formulaire pour le nom de l’employé et la formation. Cette méthode vous permet de saisir les enregistrements de formation des employés lorsque vous ajoutez l’employé pour la première fois à la base de données.
Créez un formulaire pour ajouter des formations à la table de formation. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». L’assistant de formulaire se lance. Donnez un nom au formulaire, par exemple, « ajouter de la formation ». Suivez les instructions données par l’assistant. Lorsque l’assistant vous demande une table, sélectionnez la table « formation ». Laisser le formulaire sélectionner automatiquement « training_key ». Utilisez l’assistant pour créer des champs de formulaire pour le nom_de_la_formation et le résumé_de_la_formation.
Créez un formulaire pour ajouter des formations au dossier de l’employé. Cliquez sur « Objets », « Formulaires », « Nouveau ». L’assistant de formulaire se lance. Donnez un nom au formulaire, par exemple, « ajouter de la formation ». Suivez les instructions de l’assistant. Lorsque l’assistant vous demande une table, sélectionnez la table « formation » et la table « emploi ». Utilisez l’assistant pour créer un champ de formulaire pour éditer les clés de formation dans la table d’emploi, mais n’autorisez que les clés représentées dans la table de formation.
Sauvegardez tous les paramètres de la base de données. Cliquez sur « Fichier », « Enregistrer ».
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