Dans de nombreuses juridictions, les conseils d’administration d’organismes sans but lucratif peuvent combiner le travail du secrétaire et du trésorier en un seul poste. Cette personne, habituellement appelée secrétaire-trésorier, remplit les fonctions requises pour les deux postes. Les tâches habituelles comprennent la tenue des dossiers des réunions du conseil d’administration et le suivi des données financières des organismes sans but lucratif.
Sommaire de cette fiche pratique
Fonctions du conseil
Le secrétaire-trésorier d’un organisme sans but lucratif est un dirigeant de l’entreprise et habituellement un membre du conseil d’administration, selon Free Management Help. En tant que secrétaire, ses tâches comprennent la tenue d’un registre de chaque réunion du conseil et le classement ou l’entreposage de chaque dossier dans un endroit facilement accessible. En tant que trésorier, il rend compte de la situation financière de la société au conseil d’administration à chaque réunion.
Autres fonctions
En plus d’assister et de participer aux réunions du conseil d’administration, un secrétaire-trésorier à but non lucratif remplit diverses fonctions en dehors des réunions, selon le Minnesota Council on Nonprofits. En tant que secrétaire, il ou elle conserve les comptes rendus d’une réunion du conseil d’administration dans un lieu organisé et facilement accessible. Le secrétaire assure également le suivi des documents juridiques de la société, tels que les statuts et les règlements administratifs. Les fonctions de trésorier comprennent la création du budget de chaque année avec le directeur général de l’organisme sans but lucratif et le suivi des dons de charité ou des dons faits à l’entreprise.
Règlements administratifs
Les fonctions de secrétaire-trésorier d’un conseil d’administration à but non lucratif devraient être décrites dans les statuts de l’entreprise, selon Idéaliste. Étant donné qu’un secrétaire-trésorier est un dirigeant de l’entreprise, les fonctions de cette personne devraient être énumérées dans la section » dirigeants » des règlements administratifs plutôt que dans la section » administrateurs « . Un secrétaire-trésorier qui est également administrateur ou membre du conseil d’administration doit tenir compte des exigences du poste dans les sections » dirigeants » et » administrateurs » des règlements administratifs.
Considérations
Le secrétaire-trésorier d’un organisme sans but lucratif a des obligations légales dans les deux rôles, selon Idéaliste. Il est chargé d’examiner et de signer le procès-verbal à la fin de chaque réunion, attestant ainsi de leur exactitude. Le secrétaire-trésorier est également responsable de la tenue de registres financiers exacts si l’organisme sans but lucratif fait l’objet d’une vérification de ses activités de bienfaisance par l’Internal Revenue Service ou l’État.
Qualifications
La personne choisie pour agir à titre de secrétaire-trésorier d’un organisme sans but lucratif devrait posséder les compétences nécessaires pour s’acquitter de ses fonctions. La capacité de prendre des notes détaillées et les compétences de base en comptabilité sont essentielles. Le secrétaire-trésorier doit comprendre la signification juridique du poste ainsi que son importance dans le bon fonctionnement de l’entreprise.
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