Espacement adéquat pour les lettres d’affaires

Les lettres d’affaires sont une forme de communication écrite utilisée par les professionnels et les particuliers pour exprimer leurs préoccupations, exprimer leur gratitude ou faire des annonces. Ils sont habituellement en bloc, de sorte que le texte apparaît justifié à gauche avec un espace entre chaque ligne pour séparer les sections de la lettre et les paragraphes de la lettre. Les lettres d’affaires ont un format typique qui comprend six sections clés. Pour créer une lettre d’affaires correctement formatée, il faut porter une attention particulière à l’espacement dans chaque section.

Date

En haut de votre lettre d’affaires, indiquez la date à laquelle votre lettre est écrite. La date doit être écrite avec l’épellation du mois, suivie du jour à deux ou un chiffre du mois, puis d’une virgule et de l’année à quatre chiffres. Après la date, inclure un espace d’une seule ligne.

Adresse de l’expéditeur

Indiquez votre adresse postale, la ville, l’état et le code postal. Cette étape est facultative, mais les destinataires pourraient trouver utile d’avoir votre adresse postale s’ils ont besoin de répondre à votre lettre. Si vous imprimez votre lettre à l’aide de papier à en-tête, vous pouvez omettre cette section, car votre papier à en-tête contient probablement vos renseignements postaux.

Adresse du destinataire

L’adresse postale complète du destinataire, y compris son nom et son titre, sa ville, son état et son code postal, se trouve directement sous l’adresse de l’expéditeur. Laissez un espace d’une seule ligne entre les deux sections. Si vous n’avez pas le nom de votre destinataire, indiquez plutôt le nom de l’entreprise ou de l’organisation à laquelle vous écrivez.

Salutation

Inclure un espace d’une seule ligne après l’adresse du destinataire et préparer votre salutation. Utilisez l’étiquette appropriée de la lettre d’affaires et incluez le titre et le nom du destinataire, si vous le connaissez. Si vous envoyez une lettre à une entreprise, mais que vous ne savez pas précisément qui devrait la recevoir, il convient d’écrire « Cher Monsieur ou Madame ». Mettez un espace d’une seule ligne après la salutation et préparez-vous à commencer le corps de votre lettre d’affaires.

Corps

Le corps d’une lettre d’affaires devrait inclure une introduction générale et continuer avec le contenu de la lettre. Le nombre de paragraphes peut varier en fonction de la profondeur du sujet. Inclure un espace d’une seule ligne entre chaque paragraphe. Ne pas indenter les paragraphes, si vous suivez un format de bloc standard. À la fin de votre dernier paragraphe, ajoutez un espace d’une seule ligne et écrivez la dernière section de votre lettre.

Fermer

Les lettres d’affaires se terminent généralement par « Sincèrement » ou « Merci », suivi de quatre espaces d’une seule ligne. Après les quatre espaces, tapez votre nom et votre titre. Utilisez l’espace au-dessus de votre nom dactylographié et de votre titre pour votre signature. Signez la lettre à l’encre bleue ou noire.

Considérations particulières

Si un cadre supérieur a son assistante dactylographier une lettre en son nom, l’assistante devrait inclure un seul espace après la ligne de signature, puis la dactylographe devrait inclure ses initiales.

Si vous prévoyez d’inclure d’autres documents avec votre lettre d’affaires, informez le lecteur en tapant « Enclosures » au bas de votre lettre après la fermeture.