Vous pouvez payer à l’avance pour des services de temps à autre, peut-être pour obtenir un meilleur prix sur le travail, ou peut-être parce que c’est l’une des conditions d’une offre de planifier les services à l’avance. Parfois, lorsque vous faites cela, les choses se présentent, et les services ne s’achèvent pas comme vous l’aviez prévu. Dans ce cas, vous devrez peut-être écrire une lettre au fournisseur de services ou à l’entrepreneur pour demander un remboursement. Écrire une lettre dans ce type de situation inconfortable exige du tact et du talent.
Rédigez votre lettre sur papier. Bien que le courrier électronique soit un moyen populaire et rapide de communiquer avec les gens et les entreprises, il se peut qu’il ne réponde pas aux exigences légales auxquelles une lettre répond. Le papier, les lettres envoyées par la poste ont également tendance à être plus efficaces pour communiquer exactement ce qui a pu mal tourner et ce que vous recherchez pour remédier à la situation.
Composez votre lettre en bloc, où la lettre entière est justifiée à gauche, ou chaque ligne écrite est même sur le côté gauche de la page. Commencez par la date et écrivez votre nom et votre adresse. Descendez quelques lignes de là et écrivez l’adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre. Descendez quelques lignes de plus et écrivez votre message d’accueil. Saluez la personne par son nom et éloignez-vous de « Cher Monsieur » ou « À qui cela peut concerner ».
Écrivez clairement, en utilisant un langage clair et professionnel. Utilisez des termes simples et faciles à comprendre, et faites une demande directe de remboursement, en indiquant la raison pour laquelle vous le demandez. Inclure toute information pertinente, comme la date à laquelle les travaux devaient commencer et se terminer. Incluez également tous les efforts que vous avez faits pour communiquer avec la personne afin de prendre des dispositions pour que le travail soit effectué. Rendre la lettre amicale et professionnelle, et s’abstenir de langage dur ou de jargon commercial.
Dites exactement ce que vous cherchez dans la lettre. C’est un appel à l’action ; si vous voulez un remboursement de €130, dites-le. Indiquez une date à laquelle vous communiquerez avec l’entreprise si vous n’avez pas eu de leurs nouvelles. Donnez beaucoup d’informations de contact pour vous-même, et dites quelle est votre méthode de contact préférée. Lisez attentivement votre lettre, en vérifiant l’orthographe de la lettre si vous utilisez un ordinateur. Indiquez une date à laquelle vous vous attendez à recevoir une réponse et indiquez clairement que vous appellerez si ce n’est pas le cas.
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