L’assemblée générale annuelle (AGA) est une réunion avec les membres du conseil d’administration, les actionnaires, les investisseurs et la haute direction afin d’examiner l’information fiscale et de couvrir les décisions clés et les changements apportés au cours de l’année précédente. Le procès-verbal de l’AGA est compilé en tant que compte rendu de la réunion et contient des détails précis sur toutes les décisions importantes prises à la réunion et des notes sur les dirigeants élus. Le procès-verbal est généralement joint en annexe aux rapports discutés ou présentés au cours de la réunion.
Tapez le nom de votre organisation, suivi du « Procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle ». Ensuite, tapez la date et l’heure complète du début de la réunion, ainsi que le lieu de la réunion. Le lieu devra inclure le nom de la salle de conférence et le lieu de la réunion.
Rédigez le préambule. Utilisez le chiffre romain « I » suivi du terme PREAMBLE pour présenter les participants. Dressez la liste de tous les membres présents à la réunion, en commençant par le président. Ensuite, dressez la liste des vice-présidents, trésoriers, secrétaires et membres exécutifs présents. Pour cette section, on peut utiliser soit le nom complet, soit l’initiale et le nom de famille.
Liste des observateurs et excuses. S’il y a des plates-formes de réunion présentes qui ne sont pas des dirigeants ou des membres de comité, elles peuvent être inscrites sur la liste des observateurs ou des excuses. Si personne n’entre dans l’une ou l’autre catégorie, indiquez « Nil » pour chaque catégorie.
Présenter le procès-verbal de la réunion précédente. Utilisez le chiffre romain « II » suivi du PROCÈS-VERBAL DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE pour cette section. Indiquez toutes les motions qui ont été proposées, appuyées et reportées à la présente réunion.
Présenter les rapports de la réunion. Commencez cette section en utilisant le chiffre romain « III » suivi de RAPPORTS. Énumérer les rapports individuellement en tant qu’éléments d’annexe.
Consigner le processus électoral. Utilisez le chiffre romain « IV » pour indiquer les élections des directeurs du scrutin, du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de tout autre représentant élu. Pour chaque candidat, vous devrez inclure : la personne nommée ; qui les a nommés ; qui les a nommés ; qui a appuyé la nomination ; et si le candidat a refusé ou accepté la nomination. Le dirigeant élu sera alors désigné comme tel dans le procès-verbal.
Consigner les élections des fonctionnaires publics. Si vous élisez des agents publics, vous devrez inscrire le nom du candidat et des personnes qui ont proposé et appuyé l’agent.
Dressez la liste des motions adoptées ou présentées à l’assemblée. Une motion est un vote pour ou contre une certaine politique ou décision, et peut être présentée au cours de la réunion. Dressez la liste de ces discussions dans le procès-verbal et indiquez si la motion a été adoptée ou rejetée.
Enregistrer les points « Autres affaires ». Sous le chiffre romain « V », énumérez et résumez toutes les discussions ou événements qui ont eu lieu lors de la réunion en dehors des élections et des présentations. Une liste à puces ou 2 à 3 phrases sur chaque point est généralement suffisante pour être examinée lors de la réunion suivante.
Énumérer l’information en annexe et les données financières. La dernière section du procès-verbal de l’AGA doit énumérer les annexes mentionnées plus tôt dans le procès-verbal et se terminer par un résumé des données financières fournies par le trésorier.
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