Les lettres d’information sont souvent utilisées en affaires, au gouvernement et à l’école. Ces lettres peuvent fournir des instructions, décrire les responsabilités professionnelles, détailler les précautions à prendre en matière de sécurité ou informer les destinataires des politiques et des événements. Les lettres d’information n’ont pas pour but de persuader ou de divertir, de sorte que leur langage est bref et concis. Dans la mesure du possible, imprimez la lettre à l’aide d’une imprimante informatique sur une feuille propre de papier à lettre ou utilisez votre papier à en-tête. Une bonne lettre d’information suit quelques lignes directrices de base.
Faites des recherches approfondies sur le sujet. Si vous écrivez au sujet d’un événement, recueillez des faits sur l’horaire, les présentateurs, le temps, le coût et le lieu. Pour une lettre sur les nouvelles politiques, les pratiques de recherche passées, les changements dans les politiques et l’impact que les changements auront sur les bénéficiaires. Organisez l’information dans un ordre logique. Décrivez un événement, par exemple, par ordre chronologique.
Imprimez votre adresse de retour et la date du jour en haut de la feuille. Identifiez le nom et l’adresse du récipiendaire, y compris les salutations, comme M., Mme ou Dr, et indiquez le titre du poste du récipiendaire si vous lui écrivez à ce titre. Si vous écrivez à un groupe de personnes, comme les parents d’une équipe, n’inscrivez pas tous leurs noms et adresses, mais identifiez plutôt les destinataires en tant que groupe dans la partie accueil de la lettre.
Indiquez le sujet de la lettre juste en dessous de l’adresse du destinataire en utilisant l’abréviation « Re » pour « Regarding », par exemple : « Re : Vacation Policy ». Si votre relation avec le destinataire est formelle, utilisez un message d’accueil tel que : « Cher M. Doe ». Si vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire, écrivez « Cher Monsieur ou Madame ». Si vous écrivez à un groupe de parents, écrivez : « Chers parents ».
Rédigez une introduction à votre sujet dans le premier paragraphe en vous identifiant, le sujet et pourquoi il est important pour vous et le destinataire. Donnez un aperçu des points que vous ferez valoir dans la lettre. Utilisez des verbes actifs plutôt que la voix passive. Utilisez « je » et « vous » tant que ce n’est pas accusatoire ou trop informel.
Commencez chaque paragraphe suivant par un point principal et développez ce point dans le reste du paragraphe. Si un paragraphe est long, songez à le diviser en deux paragraphes ou plus. Utilisez des puces ou des titres brefs pour faciliter la lecture de la lettre.
Résumez vos informations dans le dernier paragraphe. Inclure des détails sur la façon dont le lecteur peut vous contacter, comme les heures de rendez-vous ou un numéro de téléphone. Remerciez le lecteur. Signez avec « Sincèrement », suivi de votre signature manuscrite. Tapez ou écrivez votre nom en lettres moulées sous votre signature. Si vous joignez des documents supplémentaires, quelques espaces sous votre nom, inscrivez le mot « Enclosures : » ou l’abréviation « Enc. »Le mot » : » suivi de quelques mots décrivant les matériaux supplémentaires.
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