La comptabilité est la méthode d’organisation de l’information financière d’une entité. Il s’agit d’un ensemble de règles qui couvrent toutes les situations financières, de sorte que toute personne ayant les compétences nécessaires pour lire un ensemble de livres comptables peut acquérir une compréhension claire de la situation financière de l’entité. La comptabilité de base est utile non seulement pour les entreprises de toutes tailles, mais aussi pour les ménages. La comptabilité peut être compliquée car vous appliquez des règles comptables spécialisées, mais toutes les règles impliquées commencent à un niveau de base, facile à comprendre.
Créez un journal de comptabilité de base pour garder une trace de toutes les questions financières. Gardez une trace à la fois des revenus et des dépenses. Enregistrer chaque transaction financière en utilisant deux composantes, un débit et un crédit. Pour chaque transaction, inscrivez la date de la transaction suivie du type de transaction. Par exemple : « 5/5/2011, Cash. »
Saisissez le montant de la transaction sous forme de débit ou de crédit. Enregistrez les débits dans une colonne à côté du type de compte et les crédits dans une colonne légèrement à droite de celle-ci. Toute transaction nécessite à la fois une écriture de débit et une écriture de crédit pour le solde, de sorte que pour chaque transaction il y aura au moins deux types de comptes utilisés. Les débits représentent les fonds entrants tandis que les listes de crédits sortants. Par exemple, vous recevez un paiement en espèces de 650 €. Inscrivez le paiement dans votre journal sous le titre « 5/5/2011 Débit : Espèces, 1 000. ». En dessous, sur la ligne suivante, vous devez enregistrer un crédit pour équilibrer l’écriture. Inscrivez le crédit d’équilibrage légèrement en retrait à droite sous le débit pour faciliter la lecture. Pour les 650 livres sterling : « Crédit : Payer, 1 000. »
Créez une liste de comptes séparée, soit dans une autre partie de votre livre comptable, soit dans un livre séparé, pour tous les types de comptes afin de garder une vue d’ensemble des transactions pour chaque compte. Pour le paiement de 650 €, vous voudrez ouvrir deux listes de comptes différents. Marquez le premier compte « Cash » et enregistrez votre débit à l’intérieur du compte en créant deux colonnes de chiffres sous la rubrique « Cash ». Marquez la première colonne « Débit » et la deuxième « Crédit ». Inscrivez les 650 € dans le compte Débit. Créez une deuxième liste de compte pour le type de compte « Payer », placez seulement les €650 dans la colonne Crédit.
Ajoutez au journal et aux listes de comptes au fur et à mesure que vous effectuez des transactions supplémentaires. Créez toujours un crédit d’arrêté pour chaque débit. Par exemple, dépenser 390 € pour le loyer aura une liste de « 5/6/2011 Debit : Rent Payment, 600 », équilibrée par la ligne sous « Credit : Cash, 600 ». Dans les listes de comptes sous le compte Rent Payment, inscrivez €390 dans la colonne débit, et dans la liste pour Cash, un crédit de €390.
Total des écritures multiples dans vos listes de comptes lorsque vous avez deux entrées ou plus dans une seule colonne. Placez l’information dans votre journal et les comptes pour la paie reçue, 5/19/2011 de €650, ce qui représente votre deuxième jour de paie pour l’exemple. Maintenant, votre comptabilité de caisse a deux débits de 650 € chacun ; en dessous, créez une ligne intitulée Total et écrivez 1 300 € sous les deux entrées de la colonne Débit. Faites de même pour le type de compte Paye, totalisant la colonne de crédit à 1 300 €.
Créez une liste de balance d’essai qui vous donnera un aperçu de votre flux de trésorerie. La liste des balances de vérification permet de suivre toutes les transactions à l’aide de cinq colonnes. De gauche à droite, identifiez les colonnes Nom du compte, Transaction de débit, Transaction de crédit, Transaction de crédit, Solde de débit et Solde de crédit. Pour chaque transaction, inscrivez le nom et le montant dans la colonne appropriée. Utilisez le compte Solde débiteur pour noter les totaux indiqués dans les listes de comptes. Par exemple, la première entrée serait : « Espèces » sous Nom du compte, avec une entrée dans la colonne Opération de débit de 650 € et un solde débiteur de 650 €. Sous toutes les listes, additionnez les entrées de chaque colonne et énumérez les totaux, en vous assurant que les totaux de débit et de crédit sont égaux.
Continuez d’établir vos comptes et de suivre vos transactions dans votre journal. Les transactions comptables plus avancées s’appuient sur les principes de base. Utilisez ces renseignements de base pour établir des états financiers ou simplement pour examiner votre situation financière en tout temps.
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