Microsoft Publisher est un programme polyvalent avec de nombreuses fonctionnalités utiles. L’une d’entre elles est la possibilité de créer une fusion de courrier, de fusionner les informations d’une liste de diffusion et de les formater en étiquettes pour l’envoi. Une autre fonctionnalité vous permet de créer une étiquette et d’en imprimer plusieurs. Mais si vous voulez une feuille d’étiquettes qui ne sont pas toutes les mêmes, vous pouvez le faire aussi. Il faut juste un peu plus de préparation.
Sélectionnez la liste de diffusion. Sélectionnez l’onglet « Mailings » dans Publisher. Cliquez sur « Sélectionner les destinataires » et sélectionnez « Utiliser la liste existante ». Naviguez jusqu’à la liste que vous prévoyez d’utiliser sur votre ordinateur et cliquez sur le bouton « Ouvrir ». La liste d’envoi devrait être une feuille de calcul ou une base de données avec un champ étiqueté distinct pour chaque partie de l’étiquette d’envoi (nom, adresse, ville, état, zip).
Mesurez vos feuilles d’étiquettes. Mesurez les marges sur tous les côtés de la feuille, du bord de la feuille jusqu’à l’endroit où vous voulez que les bords extérieurs du texte de l’étiquette apparaissent. Mesurez également la largeur de chaque étiquette.
Créez une zone de texte pour le texte de l’étiquette. l’aide de l’outil de la boîte de texte, dessinez une boîte qui couvre la zone où se trouvera le texte de l’étiquette. Formatez le bloc de texte pour avoir une colonne pour chaque colonne d’étiquettes sur votre feuille, et spécifiez un espacement entre les colonnes pour que le texte ne s’imprime pas trop près des bords des étiquettes.
Configurez les champs d’adresse. Cliquez dans le bloc de texte pour placer votre curseur texte dans le coin supérieur gauche. Sélectionnez l’onglet « Mailings ». Cliquez sur l’icône « Insert Merge Field » dans la section « Write and Insert Fields ». Un menu déroulant apparaîtra qui énumère les différents champs de données de votre liste de diffusion. Dans l’ordre, sélectionnez les champs un par un pour les placer dans votre zone de texte. Vous pouvez également taper du texte ou des caractères supplémentaires, ou insérer un logo. Par exemple, si toute la liste provient de la même ville, peut-être que la liste de la base de données ne contient pas le nom de l’état, puisqu’elle est la même pour toutes les entrées. Vous pouvez ajouter une virgule et le nom de l’état après le champ « ville ».
Formatez vos étiquettes. Modifiez la police, la taille et l’alignement du texte dans vos étiquettes.
Cliquez sur l’icône « Finish & ; Merge » sur le côté droit de la barre d’icônes de l’onglet « Mailings ». Prévisualisez vos étiquettes et imprimez-les.
Mesurez votre feuille d’étiquettes. Mesurez les marges et la largeur de chaque colonne d’étiquettes. Comptez également le nombre de rangées d’étiquettes.
Créez un fichier Publisher de la même taille que l’ensemble de la feuille d’étiquettes. Sélectionnez « Guides de mise en page » dans le menu « Arranger ». Spécifiez le même nombre de colonnes et de lignes que votre feuille d’étiquettes. Spécifiez les marges qui correspondent à votre feuille d’étiquettes. L’éditeur mettra des directives de non-impression sur votre page qui montrent les bords de chaque étiquette.
Créez chaque étiquette. Dessinez un bloc de texte ou une forme, placez une image ou utilisez une combinaison des deux. Par exemple, créez un bloc texte et tapez « Happy Birthday », et mettez un cadre photo à côté contenant une photo d’un gâteau d’anniversaire. Réalisez chaque étiquette séparément. Accélérez le processus en copiant des éléments similaires et en les collant à nouveau pour créer des étiquettes de formats similaires. Par exemple, copiez le bloc de texte « Happy Birthday », collez-le dans une nouvelle étiquette et changez le texte en « Happy Valentine’s Day ». Cela vous évite d’avoir à formater à nouveau la police et la taille, si elles sont identiques.
Imprimez les étiquettes une fois que la feuille entière est pleine.
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