La prise de minutes peut être une tâche difficile et intimidante pour n’importe quel professionnel du monde des affaires. Il n’y aura jamais de première ébauche parfaite du procès-verbal. Ils nécessitent une relecture minutieuse, qui peut être traitée avec l’œil d’une autre personne. Il peut être utile que quelqu’un qui n’est pas proche de la tâche jette un coup d’œil au procès-verbal. Il y a certaines règles qui peuvent être modifiées en fonction de vos besoins particuliers, de vos capacités et des exigences du milieu de travail.
Renseignements essentiels
Il y a quelques éléments clés qui doivent accompagner chaque série de minutes, quel que soit l’endroit où une personne travaille. Il s’agit notamment de la date, de l’heure et du lieu de la réunion, des participants et des membres absents ou excusés, de l’heure à laquelle la réunion a été ouverte et par qui et de l’heure à laquelle la réunion a été ajournée.
Il peut être utile de rédiger ou de dactylographier un modèle contenant les éléments ci-dessus avec des espaces vides à remplir pour gagner du temps. Il est également utile d’avoir une feuille d’inscription qui demande aux participants d’imprimer leur nom complet et leurs titres pour les utiliser plus tard lorsque les procès-verbaux sont dactylographiés.
Avant le début de la réunion
La personne qui prend les minutes devrait trouver un siège dans la salle où elle peut facilement entendre tous les membres. Si la personne qui a pris le procès-verbal estime qu’elle a manqué quelque chose, elle devrait soit prendre la parole et demander à l’orateur de répéter l’information, soit prendre une note pour vérifier auprès de l’orateur après la réunion afin de clarifier l’information. Il n’y a pas de honte à clarifier l’information.
Formatage
La plupart des organisations ont un modèle libre sur la façon dont leurs procès-verbaux doivent être structurés. En règle générale, cependant, ils suivent un format similaire.
Il est utile d’utiliser un tableau lors de la saisie des procès-verbaux. Insérez un tableau avec deux colonnes et ajoutez des lignes si nécessaire. Formatez le tableau de façon à ce que la première colonne ait environ un tiers de la taille de la page. La première colonne contiendra vos en-têtes. Idéalement, les en-têtes seront énumérés comme suit et tous en caractères gras et en majuscules :
PRÉSENT ABSENT / EXCUSÉ ENREGISTREUR
Entre la liste de présence et le début du procès-verbal, vous pouvez ajouter une courte ligne qui dit « Réunion rappelée à l’ordre par M. Smith à 8 h 00 ».
Après cette ligne, commencez vos en-têtes dans la première colonne. Chaque en-tête doit avoir sa propre ligne. Voici quelques suggestions.
SUJET DE DISCUSSION/RÉSULTATS ACTION
Pour chaque sujet discuté, un titre ou une rubrique doit précéder le paragraphe concernant la discussion. Par exemple, si quelqu’un parlait de données du quatrième trimestre pour les remplacements de la hanche, il pourrait s’intituler Statistiques sur le remplacement de la hanche, 4e trimestre 2009. Mettez le titre du sujet en gras et soulignez-le.
La section discussion/résultats devrait contenir les éléments les plus importants de la discussion. Il n’est pas nécessaire de dire « M. Smith a dit que les données n’étaient pas pertinentes, et M. Baker a dit non, c’est le cas ». Il serait préférable de l’énoncer comme suit : » M. Smith a exprimé des préoccupations au sujet de la pertinence des données sur l’arthroplastie de la hanche. Il n’est pas nécessaire de dicter la conversation exacte, il suffit de rapporter les éléments les plus importants.
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