Les mémos internes de l’entreprise s’adressent à la communication au sein d’une même entreprise. Elles sont moins formelles que les lettres d’affaires et généralement plus succinctes. Les notes de service varient considérablement, allant de l’information des employés sur un changement dans les pratiques de l’entreprise à l’annonce d’un pique-nique à venir. Il existe deux types de mémos : interne et externe. Un mémo externe est une communication interentreprises entre différentes sociétés. Vous pouvez facilement transformer un mémo interne standard en un mémo externe professionnel.
Reconnaître la différence entre un mémo interne et un mémo externe. Les notes de service internes demeurent confidentielles. Les notes de service externes communiquent les affaires à une entreprise différente, habituellement d’une façon autre que le courrier postal, et à une entreprise qui s’occupe d’une façon ou d’une autre de certaines fonctions commerciales. Utilisez ce qui suit comme exemple de note de service externe professionnelle. La société X, une société de fonds communs de placement, rédige une note de service à l’intention des employés de la société B qui participent à un certain fonds de retraite. La société X envoie par la poste un grand nombre de notes de service à la société B, dont les employés de la salle du courrier les distribuent par courrier interne à tous les destinataires des notes de service. Cette note de service externe de la société X communique de l’information aux employés de la société B même si les employés ne travaillent pas pour la société X.
Commencez à rédiger votre mémo externe. Ouvrir un programme de traitement de texte. Tapez toutes les coordonnées nécessaires en haut d’un document vierge, comme le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique.
Double-espace après l’information sur l’entreprise et tapez le mot « Memo » ou « Memorandum » en majuscules. Double-espace après le mot « Memo » et créez l’en-tête en tapant les champs suivants, en veillant à doubler l’espace entre eux. A :, Du :, Date : et Sujet :.
Complétez les champs de l’en-tête avec les informations pertinentes. Dans le cas d’une note de service externe, inclure le titre du poste avec le nom et d’autres détails externes qui ne seraient pas requis pour une note de service interne. Au lieu de « De : John Doe », tapez « De : John Doe, Président, Division Afrique ».
Tapez le corps de votre mémo. Espace simple le corps du texte et double espace entre les paragraphes.
Répartissez le mémo à l’extérieur.
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