Intuit a créé le système de point de vente QuickBooks pour être compatible avec le logiciel de comptabilité QuickBooks. Un système de point de vente a deux fonctions principales : le suivi de l’inventaire et le suivi des ventes grâce à l’utilisation de codes à barres pour identifier les achats des clients. Tout système de point de vente, y compris la version Intuit, va coûter cher. Certains propriétaires d’entreprise dépensent des milliers de dollars pour un système de PDV. Ainsi, l’achat de la version Intuit, bien que pratique, peut ne pas être financièrement faisable. Le transfert des données à partir d’un système non lié à Intuit est possible, mais nécessite un certain travail.
Exportez les articles que vous vendez par l’intermédiaire de votre système de point de vente vers une feuille de calcul Excel. La plupart des systèmes de point de vente modernes qui ne sont pas compatibles avec QuickBooks sont compatibles avec les produits Microsoft Office comme Excel et Word. Puisqu’il y a tant de logiciels de point de vente différents, la méthode d’exportation vers Excel peut varier. Le bouton « Utilitaires » ou « Aide » doit être facile à localiser. Entrez le terme « Exporter » dans le champ de recherche du logiciel POS.
Si le TPV n’est pas compatible avec Excel, imprimez une liste de tous les articles de votre inventaire à vendre afin que vous puissiez entrer cette information dans QuickBooks manuellement. Vous aurez besoin du numéro de l’article, d’une description de l’article, de son coût et du prix que vous facturez pour l’article.
Préparez-vous à importer la feuille de calcul Excel dans QuickBooks. Le système de point de vente que vous utilisez peut ne pas générer une feuille de calcul qui s’écoulera proprement dans le logiciel QuickBooks. Pour commencer ce processus, cliquez sur le bouton « Fichier » situé dans la barre de menu supérieure et faites défiler vers le bas jusqu’à « Utilitaires ». Lorsque le menu latéral s’ouvre, choisissez l’option « Exporter » puis l’option « Excel ».
Cliquez sur « Produits que je vends » sous le type de données que vous souhaitez ajouter. La feuille de calcul d’importation comporte cinq colonnes qui doivent être utilisées pour importer des articles de votre système de point de vente vers QuickBooks avec succès. Ces colonnes comprennent le « Nom du produit », « Description », « Prix de vente », « Numéro de pièce du fabricant » et la colonne « Suivi des stocks ».
Formatez la feuille de calcul Excel à partir de votre système de point de vente pour l’intégrer au logiciel QuickBooks. Couper et coller chaque colonne de la feuille de calcul Excel dans la page « Importer des produits » des colonnes correspondantes en cliquant dans la colonne et en faisant glisser le curseur vers le bas jusqu’à la dernière ligne et en maintenant les touches « CTRL » et « C ». Cliquez sur la première ligne de la colonne de la page « Importer des produits » et maintenez les touches « CTRL » et « V ». Répétez cette procédure pour chaque colonne.
Cliquez sur le bouton « Ajouter mes données maintenant » sur la page « Importer des produits ». QuickBooks ajoutera chaque article à sa liste d’articles.
Si le système POS que vous utilisez n’est pas compatible Excel, répétez ces mêmes étapes pour ouvrir l’écran « Importer des produits ». Entrez chaque article de votre rapport imprimé dans votre inventaire, un à la fois, dans la page « Importer des produits ». Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Ajouter mes données maintenant ».
Créez des rapports hebdomadaires de toutes les ventes à partir du système TPV grâce à l’option « Imprimer les rapports ». Recherchez l’option « Rapports de ventes ». Chaque semaine, imprimez ce rapport pour le transfert des données vers le logiciel QuickBooks.
Entrez les ventes hebdomadaires de chaque article comme une seule transaction. Cliquez sur l’icône « Sales Receipts » dans l’écran d’accueil de QuickBooks. Dans la case « Client », entrez le terme « Clients divers » et, lorsque vous y êtes invité, enregistrez le « client » sous forme d’ajout rapide, ce qui signifie que vous n’aurez pas besoin d’entrer toutes les informations pour commencer à saisir les transactions pour ce client.
Comparez les prix de vente du système TPV au logiciel QuickBooks. Le coût des marchandises vendues, le total des ventes et l’information sur la taxe de vente devraient être identiques dans les deux systèmes. Répétez ces rapports hebdomadaires, ou vous pouvez choisir de le faire mensuellement, les rapports et le transfert des données à QuickBooks.
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